Cómo hacer una factura como autónomo paso a paso

Hacer una factura bien es lo primero que tienes que dominar como autónomo, porque una factura mal hecha te puede dar problemas con Hacienda y con el cobro. Tranquilo: tiene menos misterio del que parece. Aquí te explicamos cómo hacer una factura paso a paso, con todo lo que debe llevar y un ejemplo claro.

¿Cuándo tienes que hacer factura?

El artículo 2 del Reglamento de facturación obliga a los empresarios y profesionales a expedir factura, y copia, por las entregas de bienes y prestaciones de servicios de su actividad, incluidas las no sujetas y las exentas de IVA. Y debe hacerse en todo caso cuando el cliente es un empresario o profesional que actúa como tal, o cuando la pide para ejercer cualquier derecho tributario (artículo 2.2.a). También por los cobros anticipados, salvo algunas entregas exentas.

Los tipos de factura de un vistazo

Para empezar, tienes un programa para hacer facturas, una plantilla de factura gratis y la guía del QR de la factura.

¿Qué es una factura y por qué importa hacerla bien?

Una factura es el documento que justifica una venta o un servicio. Es tu comprobante de ingreso ante Hacienda y el documento con el que cobras a tu cliente. Si está mal hecha (le falta un dato obligatorio, está mal numerada, mal calculada), puede que tu cliente no la acepte o que tengas un problema en una revisión. Por eso conviene hacerla bien desde el principio.

Los datos obligatorios de una factura

Toda factura debe incluir, como mínimo:

• Número de factura (correlativo, sin saltos).
• Fecha de emisión.
• Tus datos: nombre o razón social, NIF y dirección.
• Datos del cliente: nombre o razón social, NIF y dirección.
• Concepto: descripción de lo que vendes o el servicio que prestas.
• Base imponible: el importe antes de impuestos.
• IVA: el tipo aplicado (normalmente 21%) y su importe.
• IRPF: la retención, cuando corresponda (en facturas a empresas y profesionales).
• Total: el importe final a pagar.

Tienes el detalle de cada uno en qué datos debe llevar una factura.

Paso a paso para hacer una factura

1. Pon el número y la fecha. El número debe seguir tu serie correlativa (si tu última factura fue la 014, esta es la 015). La fecha, la del día de emisión.

2. Añade tus datos y los del cliente. Nombre/razón social, NIF y dirección de los dos.

3. Describe el concepto. Qué has vendido o qué servicio has prestado, de forma clara.

4. Pon la base imponible. El precio de tu trabajo antes de impuestos.

5. Suma el IVA. Aplica el tipo que corresponda (lo habitual es el 21%) sobre la base. Ese importe se suma.

6. Resta el IRPF si aplica. Si facturas a una empresa o a otro profesional, normalmente aplicas una retención de IRPF que se resta del total (esa retención la ingresa tu cliente a Hacienda por ti).

7. Calcula el total. Base + IVA − IRPF (si aplica) = lo que te paga el cliente.

Un ejemplo sencillo

Imagina que haces un trabajo de 1.000 € para una empresa, con IVA del 21% e IRPF del 15%:

• Base imponible: 1.000 €
• IVA (21%): +210 €
• IRPF (15%): −150 €
• Total a cobrar: 1.060 €

La empresa te paga 1.060 €, y esos 150 € de IRPF los ingresa ella a Hacienda en tu nombre (es un adelanto de tu IRPF).

¿En qué plazo tienes que emitirla?

Lo dice el artículo 11 del Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012):

• Regla general: la factura se emite en el momento de hacer la operación.
• Si tu cliente es empresario o profesional: puedes emitirla hasta el día 15 del mes siguiente a aquel en que se produce el devengo del IVA. La norma dice «antes del día 16».

Por ejemplo, si prestas un servicio a una empresa el 10 de noviembre, tienes hasta el 15 de diciembre para emitir la factura.

¿Prefieres empezar con una plantilla?

Puedes descargar una plantilla de factura gratis en Word, Excel y PDF, con un ejemplo rellenado y los pasos para completarla.

Errores comunes al hacer facturas

• Saltarse la numeración o repetir números.
• Olvidar un dato obligatorio (el NIF del cliente, la dirección…).
• Calcular mal el IVA o el IRPF.
• No aplicar la retención cuando toca (facturas a empresas/profesionales).
• No guardar copia de las facturas emitidas.

Cómo te ayuda Quadralo a facturar

Con Quadralo no tienes que acordarte de nada de esto: eliges el cliente, escribes el concepto y el importe, y la factura sale completa, con todos los datos obligatorios, la numeración correcta y el IVA y el IRPF ya calculados. Además, está preparado para Verifactu, y cada factura queda registrada y lista para tus impuestos. Facturar deja de ser una tarea y pasa a ser un clic.

Si vas a enviar la factura por correo o con un programa, mira cómo funciona la factura electrónica; y si tu cliente no te paga IVA, repasa cuándo se factura sin IVA.