Programa para hacer facturas siendo autónomo: qué buscar

Hacer facturas en Word o Excel funciona al principio, pero pronto se queda corto: errores de numeración, cálculos a mano, y con la normativa Verifactu ya no es lo recomendable. Un buen programa de facturación te ahorra tiempo y problemas. Aquí te explicamos qué debe tener para elegir bien.

Por qué Word o Excel se quedan cortos

Al empezar es normal tirar de una plantilla, pero tiene riesgos: es fácil repetir un número de factura o saltarte uno, calcular mal el IVA o el IRPF, y olvidar un dato obligatorio. Y lo más importante: con la normativa Verifactu, Hacienda exige que las facturas se generen con un software que cree registros seguros, así que una plantilla de Word ya no cumple. Por eso, antes o después, todo autónomo acaba pasando a un programa.

Qué debe tener un buen programa de facturación

1. Cálculo automático de impuestos. Que tú pongas el concepto y el importe, y el programa calcule el IVA y el IRPF solo.

2. Numeración automática. Que lleve la serie correlativa sin que tengas que acordarte del último número.

3. Cumplimiento de Verifactu. Imprescindible: que genere los registros seguros e inalterables que exige la normativa.

4. Gestión de clientes. Que guarde los datos de tus clientes para no teclearlos cada vez.

5. Que sea fácil. En español claro, sin que necesites saber de contabilidad para usarlo.

8 preguntas para comparar programas

Antes de elegir, haz estas preguntas a cada programa. Si no sabe responder alguna, ya sabes algo.

Qué exige la norma al programa de facturación

El Reglamento de los sistemas informáticos de facturación (Real Decreto 1007/2023) pone condiciones al programa, no al autónomo. Tres de las que más te afectan:

• Que cuide los registros (artículo 8): el programa debe garantizar la integridad, la conservación, la accesibilidad, la legibilidad, la trazabilidad y la inalterabilidad de los registros de facturación.
• Que los marque con una huella (artículo 12): cada registro lleva una huella («hash») y una firma electrónica, según las especificaciones técnicas.
• Que el fabricante lo declare (artículo 13): quien hace el programa debe emitir una declaración responsable de que cumple el Reglamento. Puedes pedírsela.

Las fechas de aplicación están en qué hacer con Verifactu, y si buscas software, en qué software de Verifactu elegir.

Lo ideal: que haga más que facturas

Un programa que solo hace facturas se queda a medias. Como autónomo, además de facturar tienes que llevar los gastos, calcular tus impuestos y controlar tu dinero. Lo ideal es una herramienta que lo integre todo: que de las facturas y los gastos salgan solos tus modelos (el 303, el 130…) y que te avise de los plazos. Así no necesitas cinco herramientas ni una gestoría para lo básico.

Cómo te ayuda Quadralo

Quadralo es justo eso: un programa que hace tus facturas (calculadas, numeradas y con su registro y su QR de Verifactu) y que además lleva tus gastos, calcula tus impuestos y tiene un agente fiscal con IA que te resuelve dudas. Todo en un solo sitio, en español plano y pensado para autónomos que no quieren saber de contabilidad. Empiezas gratis y compruebas tú mismo lo fácil que es.

Antes de elegir programa, conviene saber cómo funciona la factura electrónica.