Modelo y plantilla de factura para autónomos (Word, Excel y PDF)

Aquí tienes una plantilla de factura para autónomos, gratis y lista para rellenar. La puedes descargar en Word, en Excel (que suma sola) y en PDF. Debajo, un ejemplo ya rellenado y lo que la ley dice que no puede faltar.

Descarga la plantilla de factura gratis

Elige el formato que te venga mejor. Las tres tienen los mismos campos:

• Plantilla de factura en Word (.docx): para escribir los datos y cambiar el texto a tu gusto.
• Plantilla de factura en Excel (.xlsx): calcula sola cada importe, la base, el IVA, la retención y el total, redondeando a céntimos.
• Plantilla de factura en PDF (.pdf): para imprimirla y rellenarla a mano.

Qué lleva dentro: el número y las fechas, tus datos y los del cliente, una tabla para lo que cobras, la base, el IVA, la retención de IRPF y el total. Y una nota para las operaciones sin IVA. El IVA viene en el 21 % en el Excel; cámbialo si tu operación lleva otro tipo.

Cómo es una factura de ejemplo, parte por parte

Una factura bien hecha tiene estas zonas:

1. Cabecera (tus datos). Arriba, tus datos como emisor: nombre o razón social, NIF y dirección. Aquí suele ir también tu logo, si tienes.

2. Datos del cliente. El nombre o la razón social del cliente, su NIF y su dirección.

3. Número y fecha. El número de factura (el siguiente al de la anterior) y la fecha en que la emites, en una esquina visible.

4. Tabla de conceptos. El cuerpo de la factura: qué vendes o qué servicio prestas, la cantidad, el precio unitario y el importe. Puede haber varias líneas.

5. Totales. Debajo de la tabla: la base imponible (la suma de los conceptos), el IVA con su tipo, el IRPF si toca (restando) y el total.

6. Datos de pago. Opcional, pero útil: tu cuenta o la forma de pago.

Ejemplo de factura rellenada

Una diseñadora autónoma factura a una empresa. Todos los datos son inventados.

Por qué sale así: la base es 1.200 + 300 = 1.500 €. El IVA es el 21 % de 1.500 € = 315 €. La retención es el 15 % de 1.500 € = 225 € y se resta. El total es 1.500 + 315 − 225 = 1.590 €.

Ojo con la retención: solo se pone cuando facturas como profesional a otra empresa o autónomo. El tipo general es el 15 %. Es el 7 % en el año de inicio de la actividad y en los dos siguientes (artículo 95 del Reglamento del IRPF). Si facturas a un particular, no se pone.

Qué dice la ley que debe llevar

El Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012) dice qué datos son obligatorios en cada factura. La lista completa, con ejemplos, está en qué datos debe llevar una factura.

Dos casos que piden algo más:

• Operaciones sin IVA o exentas: hay que indicar el motivo y la norma que lo dice. Lo explicamos en cuándo se hace una factura sin IVA.
• Tickets y facturas simplificadas: tienen otras reglas. Mira la factura simplificada.

Cómo rellenar la plantilla, paso a paso

Son cinco pasos. Sigue el orden y no se te olvidará ningún dato.

Paso 1: pon el número y las fechas

Escribe el número de factura. Debe ser el siguiente al de tu última factura, sin saltos ni repeticiones. Si usas series (por ejemplo, una por año), dentro de cada serie el orden es seguido. Apunta la fecha de expedición y, solo si es distinta, la fecha de la operación.

Paso 2: escribe tus datos y los del cliente

Nombre y apellidos o razón social, NIF y domicilio de los dos. Sin el NIF del cliente, la factura queda incompleta, salvo en las facturas simplificadas.

Paso 3: describe lo que cobras

Una línea por cada concepto, con la cantidad y el precio sin IVA. Describe el trabajo con claridad: «Diseño de logotipo» vale más que «Trabajos varios».

Paso 4: suma el IVA y resta el IRPF si toca

Calcula la base y aplica el IVA. Si facturas como profesional a otra empresa o autónomo, resta la retención de IRPF. En el Excel lo hace solo; en Word o en PDF, con la calculadora.

Paso 5: guarda la factura y apunta la siguiente

Guarda una copia de cada factura que emites. Apunta el número de la siguiente para no repetirlo. Es lo que más se falla cuando se factura a mano.

Una plantilla está bien para entenderlo… pero

Tener un modelo delante ayuda a ver cómo se organiza todo. El problema llega al usarlo cada mes: te obliga a llevar la numeración a mano, es fácil equivocarse en una suma o saltarse un número, y no genera el registro que pide Verifactu cuando sea obligatorio. Las fechas, y el aplazamiento anunciado por Hacienda, en Verifactu: qué hacer y para cuándo.

Lo que de verdad te conviene

En lugar de rellenar una plantilla cada vez, lo práctico es un programa que haga la factura por ti: guarda tus clientes, lleva la numeración sola, calcula el IVA y el IRPF y deja cada factura guardada. Lo tienes explicado en qué programa usar para facturar.

Cómo te ayuda Quadralo

Con Quadralo no necesitas plantilla. Tienes tus clientes guardados, eliges a quién facturas, escribes el concepto y el importe, y la factura sale completa y numerada, con el IVA y el IRPF calculados. Cada factura lleva su registro y su QR de Verifactu. Revisa los datos antes de emitirla. Y queda registrada para tus impuestos.