Qué datos debe llevar una factura (obligatorios)

Una factura a la que le falta un dato obligatorio puede ser rechazada por tu cliente o darte un problema con Hacienda. Para que eso no pase, aquí tienes la lista completa y clara de todo lo que debe llevar una factura de autónomo, explicado uno por uno.

Lista de datos obligatorios de una factura

Los datos obligatorios los fija el artículo 6 del Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012). Aquí van uno por uno. Si prefieres verlos puestos en una factura, tienes un ejemplo rellenado y una plantilla gratis en Word, Excel y PDF.

1. Número de factura. Un número correlativo, sin saltos ni repeticiones. Cada factura lleva el siguiente al de la anterior. Puedes usar series (por ejemplo, una serie distinta por año), pero dentro de cada serie debe ser correlativo.

2. Fecha de emisión. El día en que emites la factura. Si la fecha de la operación es distinta, también puede indicarse.

3. Tus datos (emisor). Tu nombre y apellidos o razón social, tu NIF y tu dirección fiscal.

4. Datos del cliente (destinatario). Su nombre o razón social, su NIF y su dirección. Sin el NIF del cliente, la factura no está completa (salvo en facturas simplificadas, que tienen otras reglas).

5. Concepto / descripción. Qué vendes o qué servicio prestas, descrito de forma clara. Cantidad y precio unitario si procede.

6. Base imponible. El importe de tu trabajo antes de impuestos.

7. Tipo y cuota de IVA. El porcentaje de IVA aplicado (normalmente 21%, pero hay tipos reducidos) y el importe que resulta. Si la operación está exenta o sin IVA, hay que indicarlo y por qué.

8. Retención de IRPF (si aplica). El porcentaje de IRPF y su importe, cuando facturas a empresas o profesionales.

9. Total. El importe final a pagar (base + IVA − IRPF si aplica).

La numeración: el detalle que más se falla

La numeración merece mención aparte porque es donde más gente se equivoca. Las facturas deben numerarse de forma correlativa y sin huecos: no puedes pasar de la factura 010 a la 012 saltándote la 011, ni repetir un número. Puedes reiniciar la numeración por series (por ejemplo, cada año empezar de nuevo con una serie), pero dentro de cada serie el orden tiene que ser limpio. Un programa de facturación se encarga de esto solo, evitando errores.

Datos extra en casos especiales

En algunas operaciones hay que añadir menciones específicas, por ejemplo:

• Operaciones intracomunitarias (clientes de otros países de la UE): el NIF-IVA y la mención correspondiente.
• Inversión del sujeto pasivo: indicarlo expresamente.
• Operaciones exentas o sin IVA: señalar el motivo de la exención.

Si tienes este tipo de operaciones, asegúrate de incluir esas menciones.

Cómo te ayuda Quadralo

Quadralo monta cada factura con todos los datos obligatorios ya incluidos: la numeración correlativa, tus datos, los del cliente, la base, el IVA, el IRPF cuando aplica y el total. No tienes que acordarte de nada ni revisar si falta algo: la factura sale completa y conforme a la normativa, lista para enviar y para tus impuestos.

Cuando tengas claros los datos, también te interesa cómo funciona la factura electrónica.