Qué es Verifactu y cómo funciona

Verifactu es una de esas palabras que han aparecido de golpe y que todo autónomo va a tener que conocer. Suena técnico, pero la idea es sencilla. Aquí te explicamos qué es Verifactu, cómo funciona y por qué te afecta, sin tecnicismos.

¿Qué es Verifactu exactamente?

Verifactu es un sistema impulsado por Hacienda para garantizar que las facturas son reales y no se manipulan. Nace del Reglamento que desarrolla la conocida como "Ley Antifraude", y su objetivo es acabar con los programas que permitían llevar una "doble contabilidad" o borrar ventas para pagar menos impuestos.

Dicho fácil: Verifactu hace que, una vez emites una factura, esa factura quede registrada de una forma que ya no se puede tocar. Ni borrar, ni cambiar a escondidas.

¿Cómo funciona?

El funcionamiento se apoya en tu programa de facturación. Cuando emites una factura con un software adaptado a Verifactu:

1. El programa genera un registro de esa factura con una "huella" digital que la encadena con las anteriores.
2. Ese registro es inalterable: si alguien intentara modificar o borrar una factura, se notaría.
3. Cada factura incluye un código QR que permite verificarla.
4. Según el modo, los registros pueden enviarse a Hacienda automáticamente o quedar guardados para cuando los pidan.

El resultado es una cadena de facturas segura, donde Hacienda puede comprobar que nada se ha manipulado.

¿A quién afecta?

Verifactu afecta a empresas y autónomos que emiten facturas con programas informáticos. Es decir, a la práctica totalidad de los autónomos, ya que casi todos facturan con algún software. Se está implantando con un calendario por fases, y los detalles de las fechas, con el aplazamiento a octubre de 2028 que ha anunciado Hacienda, los tienes en Verifactu se aplaza a octubre de 2028.

¿Qué cambia para ti como autónomo?

En la práctica, lo más importante es que ya no podrás facturar de cualquier manera: se acabó hacer facturas en un Word o en un Excel sin control, porque eso no cumple Verifactu. Necesitarás un software adaptado que genere los registros seguros. Si ya usas un buen programa de facturación, el cambio es transparente para ti: el programa se encarga de todo por detrás.

Lo que cambia por debajo:

• Cada factura lleva un código QR, que permite comprobar que es auténtica (cómo es y para qué sirve).
• No se borran facturas como si nada: las correcciones se hacen con facturas rectificativas, y todo queda registrado.
• La numeración y la trazabilidad dejan de ser opcionales: el programa lleva el control por ti.

Las dos formas de cumplir Verifactu

No hay una sola manera de cumplirlo, hay dos:

1. Modo Verifactu (con envío). Tu programa envía cada factura a Hacienda en el momento de emitirla, de forma automática. Estas facturas suelen llevar una leyenda que indica que se pueden verificar en la sede electrónica de la Agencia Tributaria.

2. Modo no Verifactu (sin envío en el momento). No envías las facturas a Hacienda en tiempo real, pero tu programa tiene que guardar un registro sellado de cada factura y de cada cambio, y conservarlo a disposición de Hacienda. Es más exigente a nivel técnico.

En los dos casos, cada factura lleva código QR y es inalterable. La diferencia es si los datos viajan a Hacienda al momento o se quedan registrados en tu sistema.

¿Es lo mismo que la factura electrónica?

No, aunque van de la mano. Verifactu va de que los registros de tus facturas sean seguros e inalterables; la factura electrónica va del formato estructurado de la factura. Son dos cosas distintas que forman parte del mismo movimiento de digitalización fiscal.

Cómo te ayuda Quadralo

Quadralo está preparado para Verifactu: cuando emites una factura, la app genera automáticamente el registro seguro e inalterable y el código QR, sin que tengas que hacer ni entender nada técnico. Tú facturas como siempre (eliges cliente, pones el concepto) y la app hace esa parte por detrás.

Para ir al detalle, tienes los requisitos de Verifactu, las sanciones de Verifactu y las diferencias entre Verifactu y TicketBAI.