Requisitos de Verifactu: qué debe cumplir tu software

Verifactu no te pide a ti nada raro, pero sí le exige a tu programa de facturación una serie de requisitos. Conocerlos te ayuda a saber si el software que usas (o vas a usar) cumple de verdad. Te los explicamos sin tecnicismos.

Lo primero: los requisitos son para el software

Mucha gente se agobia pensando que Verifactu le va a exigir hacer cosas complicadas. La realidad es que los requisitos los tiene que cumplir tu programa de facturación, no tú. Tu única "obligación" es usar un software que esté adaptado. Si lo usas, ya cumples. Por eso lo importante es saber qué debe tener ese software.

Los requisitos que debe cumplir el software

1. Registros inalterables. El programa tiene que generar, por cada factura, un registro que no se pueda modificar ni borrar sin que quede rastro. Esto es el corazón de Verifactu.

2. Encadenamiento (huella). Cada registro lleva una "huella" digital que lo encadena con el anterior, formando una cadena. Si alguien intentara colar o quitar una factura, la cadena se rompería y se notaría.

3. Código QR en la factura. Cada factura debe incluir un código QR que permite verificarla. Tienes el detalle en el QR de las facturas.

4. Mención en la factura. La factura debe indicar que ha sido generada con un sistema que cumple la normativa (la leyenda correspondiente).

5. Trazabilidad e integridad. El sistema debe garantizar que se puede seguir el rastro de todas las operaciones y que los datos no se han alterado.

6. Conservación y, según el modo, envío a Hacienda. Los registros se conservan y, en el modo "Verifactu" propiamente dicho, se remiten a Hacienda de forma automática.

¿Cómo sé si mi software cumple?

La forma más fácil: usar un programa que declare expresamente que está adaptado a Verifactu. Un Word, un Excel o una plantilla casera no cumplen, porque no generan registros inalterables ni encadenados. Si tu herramienta es un software de facturación serio y actualizado, lo normal es que cumpla; si tienes dudas, pregúntalo directamente al proveedor.

¿Qué pasa si mi software no cumple?

Si facturas con un sistema que no cumple los requisitos, te expones a las sanciones de Verifactu, tanto por usar como por fabricar o tener programas que no se ajustan a la norma. Por eso es clave asegurarte de que tu herramienta está adaptada antes de que la obligación te aplique.

Cómo te ayuda Quadralo

Quadralo está preparado para Verifactu: genera un registro inalterable y encadenado de cada factura y le añade el código QR tributario. No tienes que configurar nada ni entender la parte técnica: facturas con normalidad y la app hace esa parte por detrás.