Gastos deducibles para autónomos: qué puedes deducir y cómo

Cada euro que te puedes deducir es un euro que dejas de pagar a Hacienda. Y la mayoría de autónomos pagan de más simplemente porque no saben qué pueden deducir. En esta guía te explicamos qué es un gasto deducible, qué requisitos pide Hacienda y qué puedes deducir tú, todo en cristiano, para que no regales dinero.

Qué es un gasto deducible

Un gasto deducible es un gasto de tu negocio que puedes restar de tus ingresos antes de calcular lo que pagas de impuestos. Cuantos más gastos deducibles tengas (bien justificados), menor es tu beneficio a efectos fiscales, y menos pagas de IRPF e IVA.

Ojo: deducir no es "gratis". Significa que ese gasto reduce tu factura con Hacienda, pero el dinero ya lo has gastado. La clave es deducir todo lo que legalmente puedes, porque si no lo haces, estás pagando impuestos de más por gastos que tenías derecho a descontar.

Los 3 requisitos para deducir un gasto

Para que Hacienda acepte un gasto como deducible, tiene que cumplir tres condiciones:

1. Estar vinculado a tu actividad. El gasto tiene que ser necesario para tu negocio, no un gasto personal. Un ordenador si eres diseñador, sí; tus vacaciones, no.
2. Estar justificado con factura. Necesitas una factura completa a tu nombre (con tus datos fiscales), no un simple ticket. El ticket del súper no te sirve para deducir; la factura con tu NIF, sí.
3. Estar registrado. El gasto debe estar anotado en tus libros de gastos y contabilizado en tus declaraciones.

Si falla uno de los tres, Hacienda puede rechazar la deducción. Por eso es clave llevarlo todo ordenado desde el principio.

Qué puedes deducir como autónomo

Estos son los gastos deducibles más habituales (cada uno con sus matices, que te explicamos en guías aparte):

• La cuota de autónomos. Tu mayor gasto fijo y 100% deducible. Ver guía.
• Suministros si trabajas desde casa (luz, agua, internet) en su parte proporcional. Ver guía.
• El móvil y el internet ligados a la actividad. Ver guía.
• El coche y la gasolina, con matices importantes según tu actividad. Coche · Gasolina.
• Formación y cursos relacionados con tu actividad. Ver guía.
• Material, equipos y herramientas de trabajo (ordenador, programas, mobiliario…).
• Servicios profesionales (tu gestor, tu abogado, tu diseñador…).
• El alquiler del local u oficina afecto a la actividad (relacionado con el modelo 115).

Qué NO puedes deducir

Tan importante como saber qué deducir es saber qué no, para no llevarte un susto en una inspección. No son deducibles, entre otros: las multas y sanciones, los gastos personales, la ropa que no sea específica de trabajo, o cualquier gasto sin factura. Lo tienes detallado aquí: gastos que NO puedes deducir.

IRPF e IVA: deducir no es lo mismo en cada uno

Un mismo gasto puede deducirse de forma distinta en el IRPF y en el IVA:

• En el IVA (modelo 303), te deduces el IVA que pagaste en el gasto.
• En el IRPF (modelo 130 y la renta), te deduces el importe del gasto como tal, reduciendo tu beneficio.

Algunos gastos se deducen al 100% en los dos, otros solo en parte, y otros tienen reglas especiales (como el coche o los suministros de casa). Por eso conviene que una herramienta lo aplique bien en cada modelo por ti.

Cómo te ayuda Quadralo con tus deducciones

Aquí es donde dejas de pagar de más sin darte cuenta:

• Haces una foto al ticket o factura y la IA de Quadralo lee el gasto, te dice si es deducible y lo registra.
• Conectas tu banco y Quadralo categoriza tus movimientos y detecta gastos deducibles automáticamente.
• El agente IA te resuelve cualquier duda del tipo "¿puedo deducir esto?" al instante.
• Y todo se aplica solo en tus modelos (303, 130) para que no pagues ni un euro de más.