Cómo deducir gastos paso a paso siendo autónomo

Saber qué puedes deducir está muy bien, pero ¿cómo se deduce en la práctica? Aquí tienes el proceso paso a paso, desde que pagas un gasto hasta que reduce lo que pagas a Hacienda. Sin tecnicismos, para que lo hagas bien desde el primer día.

Paso 1: consigue la factura correcta

Todo empieza por aquí. Para deducir un gasto necesitas una factura completa a tu nombre, con tus datos fiscales (tu nombre o el de tu negocio y tu NIF). Un ticket simple no vale. Así que cada vez que compres algo para el negocio, pide factura: en la gasolinera, en la tienda, en el restaurante, en la web donde compres.

Paso 2: comprueba que es deducible

Antes de deducirlo, asegúrate de que el gasto cumple los requisitos: que esté ligado a tu actividad, que sea razonable y que no esté en la lista de gastos no deducibles. Si tienes dudas con un gasto de zona gris (coche, móvil, comidas…), míralo bien o confírmalo antes de deducirlo.

Paso 3: regístralo en tus libros

El gasto tiene que quedar anotado en tu libro de gastos, con su fecha, su importe, su IVA y el proveedor. Este registro es obligatorio y es lo que respalda tus deducciones si Hacienda pregunta. Llevarlo al día (y no acumular un montón de facturas para el final del trimestre) te ahorra agobios y errores.

Paso 4: aplícalo en tus impuestos

Una vez registrado, el gasto se aplica en tus declaraciones:

• En el IVA (modelo 303): te deduces el IVA que pagaste en ese gasto.
• En el IRPF (modelo 130 y la renta): el importe del gasto reduce tu beneficio, así que pagas menos IRPF.

Si el gasto tiene un porcentaje especial (como el coche al 50 % o los suministros de casa con la regla del 30 %), se aplica esa proporción.

El error que más caro sale

El fallo más común es no pedir factura (quedarte con el ticket) o acumular las facturas y perderlas antes de registrarlas. Cada factura que pierdes es una deducción que no aplicas, es decir, dinero que le regalas a Hacienda. La solución: registrar cada gasto en el momento, no dejarlo para después.

Cómo te ayuda Quadralo a deducir tus gastos

Quadralo convierte estos 4 pasos en uno:

• Haces una foto al ticket o factura y la IA lee los datos.
• Te señala si suele ser deducible y te avisa si es zona gris; la decisión es tuya.
• Lo registra solo en tu libro de gastos.
• Y lo aplica en tu IVA e IRPF con el porcentaje que corresponde según lo que nos indicas de tu caso, y puedes cambiarlo.

Tú no tienes que entender de contabilidad: solo hacer la foto.

Si dudas con un gasto, mira cómo deducir el coche, qué parte de la casa puedes deducir si trabajas en ella o los gastos que Hacienda no te deja deducir.