Factura proforma: qué es y en qué se diferencia

La factura proforma suena a factura, pero no lo es. Es una herramienta muy útil para cerrar ventas, siempre que sepas qué es y qué no es. Aquí te explicamos para qué sirve y en qué se diferencia de una factura normal y de un presupuesto.

¿Qué es una factura proforma?

Es un documento que tiene el aspecto de una factura (con los conceptos, importes, IVA, total…) pero que no es una factura de verdad: no tiene validez contable ni fiscal. Es una especie de "borrador" o propuesta formal que le das al cliente para que vea exactamente cuánto va a pagar y por qué, antes de cerrar la operación.

La palabra lo dice: "proforma" significa "para la forma", es decir, a modo de ejemplo de cómo quedará la factura.

¿Para qué sirve?

• Para enviar al cliente el detalle y el importe antes de que se decida.
• Para que el cliente gestione un pago o un anticipo con ese documento.
• En operaciones internacionales, para trámites de aduana o gestiones previas.
• Como paso previo formal antes de emitir la factura definitiva.

Diferencias con la factura normal

La diferencia clave: la factura proforma no tiene efectos fiscales. Esto significa que:

• No se contabiliza como ingreso.
• No lleva la numeración de tus facturas reales.
• No genera IVA que tengas que declarar.
• No sirve para que el cliente deduzca.

La factura real, en cambio, sí hace todo eso. La proforma es solo el paso previo; la factura es la que cuenta.

¿Y la diferencia con un presupuesto?

Son parecidos y a veces se usan casi igual, pero hay un matiz: el presupuesto es una estimación más orientada a "esto te costaría", mientras que la proforma tiene el formato exacto de la factura que se emitirá. En la práctica, ambos son documentos previos sin valor fiscal; la proforma es simplemente más "formal" y cercana a la factura final.

Cómo te ayuda Quadralo

Quadralo no emite proformas. La proforma la haces aparte y, cuando el cliente la acepta, creas la factura en Quadralo: lleva su número correlativo, su registro encadenado y su QR tributario, y cuenta para tus impuestos. No crees la factura antes de que el cliente acepte: una factura numerada que luego no se usa deja un hueco en tu numeración.