Qué es Verifactu y cómo afecta a los autónomos

Verifactu es una de esas palabras que llevas meses oyendo sin tener del todo claro qué significa ni qué tienes que hacer. Te lo resumimos: es la nueva forma en que Hacienda quiere asegurarse de que las facturas no se puedan manipular, y afecta a casi todos los autónomos. En esta guía te explicamos qué es exactamente, cómo funciona, qué cambia en tu día a día y qué necesitas para cumplir, todo en español de andar por casa.

Qué es Verifactu, explicado fácil

Verifactu es el nombre con el que se conoce el sistema que obliga a que los programas de facturación cumplan unas normas de seguridad. La idea de fondo es sencilla: que cuando emitas una factura, esa factura quede grabada de forma que nadie pueda cambiarla o borrarla después sin que se note.

Viene del Real Decreto 1007/2023, dentro de la llamada Ley Antifraude. Hacienda lo creó para acabar con el "software de doble uso": esos programas que permitían llevar una caja para enseñar y otra para esconder. Con Verifactu, cada factura deja un rastro imborrable.

Por qué existe (y por qué te conviene entenderlo)

Durante años hubo programas que dejaban modificar o eliminar facturas ya emitidas, lo que facilitaba ocultar ingresos. Verifactu cierra esa puerta: a partir de su entrada en vigor, todo software de facturación tiene que garantizar que los registros son inalterables y trazables.

Para ti, autónomo honrado que solo quiere facturar tranquilo, esto no es una amenaza: es simplemente una norma nueva que tu herramienta tiene que cumplir por ti. El truco está en elegir bien esa herramienta para que el cambio no te suponga ningún trabajo extra.

Cómo funciona Verifactu: las dos formas de cumplir

Aquí está la parte que casi nadie explica bien. No hay una sola manera de cumplir Verifactu, hay dos:

1. Modo Verifactu (el más sencillo para ti). Tu programa envía cada factura a Hacienda en el momento de emitirla, de forma automática. Como Hacienda ya tiene el registro, te quitas obligaciones de encima. Estas facturas suelen llevar una leyenda indicando que son verificables en la sede electrónica de la AEAT.

2. Modo no Verifactu (sistemas no verificables). No envías las facturas a Hacienda en tiempo real, pero tu software tiene que guardar un registro sellado de todos los eventos (cada factura, cada cambio) y conservarlo a disposición de Hacienda. Es más exigente a nivel técnico.

En ambos casos, las facturas llevan código QR y son inalterables. La diferencia es si los datos viajan a Hacienda al instante o se quedan registrados en tu sistema. Para la mayoría de autónomos, el modo Verifactu es el más cómodo, porque delega el trabajo.

Qué cambia en tu día a día como autónomo

En la práctica, con un buen software Verifactu casi no notarás la diferencia. Lo que cambia por debajo:

• Cada factura lleva un código QR que permite comprobar que es auténtica.
• No podrás borrar facturas como si nada: las correcciones se hacen con facturas rectificativas, y todo queda registrado.
• Tendrás que conservar también los documentos previos: proformas, borradores y albaranes cuentan. Borrar una proforma sin dejar constancia puede sancionarse.
• La numeración y la trazabilidad dejan de ser opcionales: el sistema lleva el control por ti.

Si haces las facturas en Excel, Word o a mano, esto sí te obliga a cambiar de método antes de que la norma sea obligatoria.

¿A quién afecta Verifactu?

A todos los autónomos y profesionales que emiten facturas usando un sistema informático, sin importar el volumen de ingresos ni el sector. La única excepción práctica son quienes facturan exclusivamente en papel y a mano, algo cada vez menos común.

Si quieres ver el calendario exacto y lo que pasa si no cumples, lo tienes aquí: Verifactu obligatorio en 2027: fechas y sanciones.

Verifactu no es lo mismo que la factura electrónica

Es la confusión más habitual. Son dos normativas distintas, aunque relacionadas y ambas en marcha:

• Verifactu regula que tu software de facturación sea seguro e inalterable. Afecta a cómo emites tus facturas.
• La factura electrónica obligatoria regula que las facturas entre empresas y autónomos se emitan en formato digital estructurado. Tiene su propio calendario, también aplazado.

En resumen: Verifactu va de seguridad del programa, la factura electrónica va de formato de la factura. Las dos van hacia el mismo sitio, un sistema de facturación 100% digital y controlado.

Cómo cumplir Verifactu sin complicarte

La forma más fácil de cumplir Verifactu es usar desde ya un software que esté adaptado, para no tener que pensar en ello cuando llegue la obligación. Y si ese software, además de cumplir, te resuelve el resto de tu fiscalidad, mejor todavía.

Quadralo está adaptado a Verifactu desde el primer día. Cuando facturas con Quadralo, cada factura sale cumpliendo la normativa de forma automática. Pero además te calcula los impuestos, te dice qué puedes deducir, concilia tu banco y te avisa de tus plazos. Cumples con Hacienda y te olvidas del resto.